Różni administratorzy danych osobowych w urzędzie gminy – wójt, rada, radny i kierownik USC

Czy wiesz, że w jednej gminie działa kilku administratorów danych osobowych? Wynika to z tego, że różne organy i osoby samodzielnie decydują o celach i sposobach przetwarzania danych mieszkańców. Zgodnie z art. 4 ust. 7 RODO administratorem jest ten, kto „samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych”. Przyjrzyjmy się, jak to wygląda w praktyce w urzędzie gminy.

Najczęściej spotykani administratorzy w typowym urzędzie gminy.

---

Wójt jako administrator danych

Wójt (lub burmistrz, prezydent miasta) odpowiada za działalność urzędu gminy. To on wydaje decyzje administracyjne, prowadzi postępowania i zarządza pracownikami. W tym zakresie staje się administratorem danych osobowych – decyduje bowiem o tym, jak przetwarzane są dane np. w rejestrach mieszkańców czy dokumentacji urzędowej. Podstawą prawną jest tu art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO – przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego lub realizacji zadania publicznego

---

Rada gminy jako administrator danych

Rada gminy, choć jest organem kolegialnym, także pełni rolę administratora danych. Wynika to z tego, że podejmuje uchwały, organizuje swoje prace, prowadzi dokumentację sesji czy komisji. Każda uchwała lub protokół zawiera często dane osobowe – np. mieszkańców zgłaszających wnioski. W tym obszarze rada samodzielnie decyduje o sposobie przetwarzania danych, co czyni ją odrębnym administratorem.

---

Radny jako administrator danych osobowych

Ciekawym przypadkiem jest radny gminy. Każdy radny, prowadząc korespondencję ze swoimi wyborcami, zbierając podpisy czy interweniując w sprawach mieszkańców, samodzielnie decyduje, jak wykorzystuje dane osobowe. Nie działa tu w imieniu rady, lecz jako indywidualny reprezentant. Dlatego również on staje się odrębnym administratorem danych, o czym wyraźnie przypomina Urząd Ochrony Danych Osobowych.

---

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego (USC)

Kierownik USC prowadzi rejestr urodzeń, małżeństw i zgonów. To szczególny rodzaj danych, bo często należą one do tzw. danych wrażliwych. Kierownik, działając na podstawie prawa o aktach stanu cywilnego, samodzielnie ustala zasady ich przetwarzania – dlatego jest niezależnym administratorem. Podstawą prawną jest tu art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) w związku z ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego.

W budynku urzędu gminy skupia się wielu administratorów.

---

Więc kim są administratorzy danych osobowych w urzędzie gminy?

W jednej gminie funkcjonuje kilku administratorów danych osobowych: wójt, rada gminy, każdy radny oraz kierownik USC. Każdy z nich ma własne obowiązki, wynikające z przepisów prawa, a podstawą ich działania jest art. 4 ust. 7 i art. 6 RODO. To ważne, ponieważ każdy z nich odpowiada samodzielnie za przestrzeganie zasad ochrony danych (art. 5 RODO –m. in. legalność, minimalizacja i bezpieczeństwo danych).

Dla mieszkańców oznacza to jedno: ich dane muszą być chronione na każdym szczeblu działalności gminy – niezależnie od tego, z kim mają do czynienia i są administratorzy danych osobowych w urzędzie gminy.